We dromen er allemaal wel van: een gestructureerde werkomgeving en een leeg bureau. Maar toch blijven veel van onze bureaus vol bezaaid met papieren, mappen en kan je het computerscherm niet meer zien door alle notitie papiertjes. Als je je beeldscherm kan zien, dan staat die dan weer vol met elk soort document dat je eens een keer nodig had. Een beetje orde kan ons helpen om ons minder gestrest te voelen en de foto van je kinderen weer te zien stralen op je bureau. Dus daarom duiken we vandaag in de top 5 tips voor een gestructureerde werkomgeving!
Tip 1: De één bak regel
Om stress te verminderen is een leeg bureau belangrijk. Zo hou je immers overzicht wat je aan het doen bent. Sommige experts adviseren om eens per uur je bureau helemaal leeg te vegen. Dat kan je simpel doen door alle losse papieren, notities en post-its in één bak of map te stoppen. Zo voorkom je dat je bureau verandert in een archeologische site waar je fossielen van oude vergaderingen terugvindt. Zo geeft jij je hoofd meer ruimte om te focussen. Alles wat niet in de bak hoort, hoeft er dus ook niet te zijn. Een bak zoals deze kan handig zijn en het houden van een notitieboekje ook. Zo kan je alsnog alle gedachte kwijt op één plek.
Tip 2: De opruimroutine
Sorry, maar duidelijker dan dit gaat het niet zijn. Voordat je om 5 uur je werkplek verlaat ga je hem een kwartier van te voren opruimen. Anders kom je s’ ochtends weer in een puinzooi terecht. Gun jezelf de tijd om je te houden aan je structuur. Oude post-its kunnen de afvalbak in. Papieren die in de mail zijn gecommuniceerd ook. Dat maakt al veel goed. Het kan misschien niet voelen als werk, maar erg nuttig is het voor jezelf wel. Daarom hoort ook dit bij een van je taken, zeker wanneer je een bureau deelt, wat met het aantal parttimers in Nederland zeer aanwezig is.
Tip 3: Kleuren als compas
Een andere tip om een gestructureerde werkomgeving te maken is om het visueel te houden. Een gestructureerde werkomgeving wordt geroemd om zijn kleurindicaties: bijvoorbeeld rood = nog te doen, groen = afgerond en blauw = in behandeling. Een goede markerset kan jou en jouw hoofd hierbij helpen. Ook kan je hiermee structuur geven een de verschillende projecten die je hebt. Daarnaast kan je dit ook in de mail toepassen, een grijze inbox voelt zo kil.
Tip 4: Digitale snelkoppelingen
Een gestructureerde werkomgeving vind zich steeds meer online plaats. Net zoals het aanbrengen van het kleurenpallet in je mail is dit voor je bureaublad op je computer net zo belangrijk. Een vol bureaublad, zowel digitaal als fysiek, is een doorn in het oog en een garantie voor chaos. Om je werkomgeving meer gestructureerd te maken op deze manier kan je al je bestanden in een map stoppen en deze een naam geven. Gebruik je deze nooit meer, weg ermee! Als je dat hebt gedaan kan je een snelkoppeling toevoegen naar mappen waar je vaak komt. Voor mappen in verkenner betekent dit “Aan start vastmaken”, zo zie je in de linker balk gelijk de map waar je wilt zijn, naast je overvolle bureaublad. Als je met programma’s werkt is dit een snelkoppeling maken naar je bureaublad.
Daarnaast is het handig om alle vertrouwelijke gegevens of mogelijk vertrouwelijk, te laten staan op de server van het bedrijf. Zo voorkom je eventuele cybersecurity risico’s. Maar ook hierin kan je in jouw eigen domein een structuur aan brengen door mappen te prioriteren en snelkoppeling van programma’s te maken in de eerste oogopslag van jouw eigen omgeving binnen die server. Kom je er niet uit, laat dan een reactie achter en ik help je graag!
Tip 5: Herladen van je diepe focus
De laatste tip voor een gestructureerde werkomgeving is om zo nu en dan te herladen. Haal je ogen even weg van het beeldscherm en ga eens een bakje koffie halen voor je collega’s. Dan hebben ze tenminste nog wat aan die chaos van jou. Als je terugkomt zul je gelijk merken dat je eigenlijk hiervoor geen plaats heb op je bureau. Daar heb ik je. Als je bij de vorige zin je realiseert dat de papierbak bij jou op bureau ligt is dit misschien al een teken.
Door af en toe even weg te lopen van je beeldscherm kan je brein zich ook even herladen. Je diepe focus blijft slechts voor ongeveer een uurtje. Daarna heeft ie wat rust nodig. Thuiskomen in een drukke ongestructureerde werkomgeving lukt dan niet. Ook helpt dit met het prioriteren van je taken en al die papieren. Het foto lijstje van je kinderen bijvoorbeeld.
Laat een reactie achter!
Heb je nou nog meer ideeën over dit onderwerp of denk je ergens totaal anders over? Ben je geïnteresseerd in meer diepgang in een bepaalde onderwerp of herken jij je wellicht in een van onze blogposts, klik op de link! Hier vind je een overzicht van blogs. Voor eventuele suggesties en feedback, zie de communicatie tab hieronder!